Egy állásinterjún sok minden kiderülhet a jelölt szakmai tapasztalatáról, motivációjáról, személyiségéről és vezetői képességeiről. A kiválasztási folyamat során azonban gyakran felmerül az igény arra is, hogy a leendő munkáltató ne kizárólag a jelölt által elmondottak alapján hozzon döntést.
Ilyenkor kerülhet sor a referencia-ellenőrzésre, amely a fejvadászati és vezetőkiválasztási folyamatok egyik fontos, ugyanakkor időnként félreértett eleme.
Nézzük meg, hogyan működik a referencia-ellenőrzés a gyakorlatban, és miért lehet hasznos mindkét fél számára.

Miért kérnek referenciát a fejvadászok és a munkáltatók?

A referencia-ellenőrzés elsődleges célja nem az, hogy a jelölt állításait megkérdőjelezzék, vagy mindenáron ellentmondásokat keressenek. Sokkal inkább arról van szó, hogy egy másik nézőpontból is megismerjék a jelölt szakmai teljesítményét és együttműködési stílusát.

Az önéletrajz bemutatja a szakmai életutat, az interjú során pedig a jelölt saját szemszögéből mesélhet a tapasztalatairól. A referenciát adó személy mindezt kiegészítheti a közös munka során szerzett konkrét tapasztalatokkal.

A referencia-ellenőrzés többek között az alábbi kérdések megválaszolásában segíthet:

• Hogyan teljesített a jelölt a mindennapi munkavégzés során?
• Milyen vezetőként vagy csapattagként dolgozott?
• Hogyan kezelte a nehéz helyzeteket és konfliktusokat?
• Mennyire volt önálló, megbízható és eredményorientált?
• Milyen szervezeti környezetben tudott a legsikeresebben működni?
• Melyek a legfontosabb erősségei és fejlesztendő területei?
• Dolgoznának-e vele újra a korábbi munkatársai?

Különösen vezetői és kulcspozíciók esetében fontos, hogy a kiválasztási döntés több, egymást kiegészítő információforrásra épüljön.

Mikor kerül sor a referenciaellenőrzésre?

A fejvadászati folyamatokban a referenciakérés jellemzően a kiválasztás későbbi szakaszában történik, amikor már csak néhány komoly jelölt maradt versenyben. Gyakori, hogy a fejvadász vagy a megbízó vállalat az utolsó interjúk után, az ajánlattételt megelőzően szeretne referenciát kérni.

Előfordulhat azonban az is, hogy a referencia-ellenőrzés egy feltételes ajánlat elfogadását követően történik.

Fontos alapelv, hogy a jelölt tudta és megfelelő felhatalmazása nélkül ne történjen kapcsolatfelvétel a korábbi vagy jelenlegi munkáltatóval. Ez különösen lényeges akkor, ha a jelölt még aktív munkaviszonyban áll, és a munkahelyén nem ismert, hogy új lehetőségeket keres.

Kitől kérnek referenciát?

A leggyakoribb referenciaadó egy korábbi közvetlen felettes, vagy közvetlen kolléga, aki hosszabb időn keresztül dolgozott együtt a jelölttel, és közvetlen tapasztalatokkal rendelkezik a munkájáról.

Vezetői pozícióknál azonban ennél szélesebb kör is szóba jöhet.

Referenciaadó lehet például:

• Korábbi közvetlen vezető vagy felsővezető.
• Korábbi munkatárs vagy vezetőtárs.
• A jelölt által irányított csapat valamely tagja.
• Belső üzleti partner, akivel szorosan együttműködött.
• Bizonyos pozícióknál külső üzleti partner vagy ügyfél.

A referenciaadó kiválasztásánál nem feltétlenül az a legfontosabb, hogy milyen magas pozíciót töltött be, hanem az, hogy mennyire ismerte a jelölt tényleges munkáját.

Hogyan zajlik a referencia-ellenőrzés?

A professzionális referencia-ellenőrzés általában előre egyeztetett, strukturált beszélgetés formájában történik.

A fejvadász először egyeztet a jelölttel arról, hogy kit lenne célszerű megkeresni, és milyen elérhetőségeken lehet kapcsolatba lépni az adott személlyel.

Ezt követően a referenciaadóval rendszerint telefonos vagy online beszélgetésre kerül sor.

A beszélgetés nem egyszerűen arról szól, hogy a referenciaadó ajánlja-e a jelöltet. Egy tapasztalt tanácsadó konkrét helyzetekre, viselkedésre és eredményekre kíváncsi.

Például:

A szakmai teljesítményről:

• • Melyek voltak a jelölt legfontosabb eredményei?
  • Milyen kihívásokkal kellett szembenéznie?
  • Mennyire sikerült teljesítenie a kitűzött célokat?

A vezetői és együttműködési stílusról:

• • Hogyan motiválta és fejlesztette munkatársait?
  • Hogyan reagált a kritikára vagy a visszajelzésekre?
  • Miként kezelte a konfliktusokat?
  • Hogyan működött együtt más szervezeti egységekkel?

A személyes erősségekről és fejlesztendő területekről:

• • Milyen helyzetek jelentettek számára nehézséget?
  • Miben tudta a legjobb teljesítményt nyújtani?

A beszélgetés egyik legérdekesebb kérdése gyakran a következő:

„Ha lehetősége lenne rá, dolgozna újra együtt ezzel a személlyel?”

Az erre adott válasz és annak indoklása sokat elárulhat a korábbi együttműködés minőségéről.

Mi történik, ha a korábbi vezetővel nem volt jó a kapcsolat?

Ez az egyik leggyakoribb aggodalom a jelöltek részéről. A szakmai életút során természetes módon előfordulhatnak nézeteltérések, konfliktusok, eltérő vezetői elvárások vagy akár rosszul sikerült munkakapcsolatok.

Egy tapasztalt fejvadász tisztában van azzal, hogy egy munkakapcsolat minősége mindig legalább két félen múlik, és a referenciaadó véleménye sem tekinthető automatikusan objektív igazságnak.

Éppen ezért érdemes a jelöltnek előre jeleznie, ha egy korábbi vezetővel nehéz volt az együttműködés, és röviden, tényszerűen bemutatnia ennek hátterét. Ez önmagában nem kizáró ok..

A cél nem az, hogy a jelölt minden korábbi munkakapcsolatát tökéletesnek mutassa be, hanem hogy hiteles és kiegyensúlyozott képet adjon szakmai múltjáról.

Kérhetnek referenciát a jelölt által meg nem nevezett személyektől?

A vezetőkiválasztásban időnként felmerül az úgynevezett backdoor reference, vagyis a jelölt által nem megadott személytől történő információgyűjtés kérdése.

Ez különösen érzékeny terület. Bár a fejvadászok szakmai kapcsolatrendszerük révén sok esetben ismerhetnek olyan személyeket, akik korábban együtt dolgoztak a jelölttel, ez nem jelenti azt, hogy korlátozás nélkül meg is kereshetik őket.

A referencia-ellenőrzés során személyes adatok kezelése történik, ezért a vonatkozó adatvédelmi szabályoknak, így a GDPR előírásainak is meg kell felelni.

A jelölt által meg nem nevezett személyek megkeresése különösen jelentős bizalmi és adatvédelmi kockázatot hordozhat. Az ilyen kapcsolatfelvétel nem tekinthető automatikusan jogszerűnek pusztán azért, mert az érintettek szakmai kapcsolatban állnak egymással.

A professzionális fejvadászati gyakorlatban ezért kiemelt jelentősége van az átláthatóságnak és a jelölttel történő előzetes egyeztetésnek.

Hogyan készülhet fel a jelölt a referenciakérésre?

A referencia-ellenőrzésre érdemes ugyanolyan tudatosan felkészülni, mint egy állásinterjúra.

Első lépésként célszerű végig gondolni, hogy kik azok a korábbi vezetők vagy kollégák, akik valóban jól ismerik a jelölt szakmai teljesítményét, és releváns visszajelzést tudnak adni.

Érdemes olyan személyeket választani, akik különböző oldalról látták a munkáját, és konkrét példákkal tudják alátámasztani a véleményüket.

Fontos az is, hogy a jelölt előzetesen egyeztessen a lehetséges referenciaadókkal, megkérdezze, vállalják-e ezt a szerepet, és tájékoztassa őket a megpályázott pozíció jellegéről.

Ez természetesen nem azt jelenti, hogy előre egyeztetni kellene a válaszokat, éppen ellenkezőleg, a referencia akkor értékes, ha őszinte, hiteles és konkrét tapasztalatokra épül.

Összegezve nem ellenőrizni, hanem jobban megismerni

A referencia-ellenőrzés értéke nem abban rejlik, hogy minden korábbi munkakapcsolatról kizárólag pozitív visszajelzések szülessenek. Sokkal inkább abban, hogy a fejvadász és a megbízó vállalat árnyaltabb, valósághűbb képet kapjon a jelölt szakmai működéséről.

A professzionális referencia-ellenőrzés végső célja nem a hibakeresés, hanem egy olyan megalapozott kiválasztási döntés támogatása, amely hosszú távon a munkáltató és a jelölt számára egyaránt sikeres lehet.